Sistem dan Organisasi 14/10/09

Posted: December 4, 2009 in Knowledge

MANAJEMEN LEMBAGA INFORMASI

1. Konsep dan Teori Sistem

Pada kehidupan sehari-hari kita sering mendengar kata sistem seperti Sistem Pemerintahan, Sistem Operasi, Sistem Peredaran Darah dan  sistem-sistem lainnya. Kita sering menyebutkan kata sistem, namun apakah kita mengetahui arti dari kata sistem itu sendiri?. Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.

Kata sistem banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian yang paling umum, sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.

Elemen dalam sistem

Pada prinsipnya, setiap sistem selalu terdiri atas empat elemen:

  • Objek, yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variabel. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistem tersebut.
  • Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistem dan objeknya.
  • Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya.
  • Lingkungan, tempat di mana sistem berada.

Jenis sistem

Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori:

  • Atas dasar keterbukaan:
    • sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya.
    • sistem tertutup.
    • Atas dasar komponen:
      • Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi.
      • Sistem non-fisik atau konsep, berisikan ide-ide.

Definisi sistem menurut beberapa ahli:

Menurut Raymond McLeod, Jr. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.

Menurut Gordon B. Davis Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama.

Konsep sistem diatas telah berkembang menjadi “Teori Sistem” (The systems theory), yang menggunakan pendekatan interdisiplin untuk mempelajari sistem. Teori Sistem dikembangkan oleh Ludwig von Bertalanffy, William Ross Ashby dan lainnya pada dekade 1940-an sampai 1970-an, dengan berbasiskan prinsip-prinsip ilmu fisika, biologi, dan teknik. Lalu kemudian termasuk ilmu filsafat, sosiologi, teori organisasi, manajemen, psikoterapi, dan ekonomi. Dua objek yang menjadi fokus utama Teori Sistem adalah kopleksitas (complexity) dan kesalinghubungan (interdependence). Teori sistem di dalam sosiologi didalami oleh Niklas Luhmann 4. Kita pun mengenal “dinamika sistem” (system dynamics) sebagai bagian dari Teori Sistem yang mempelajari dinamika perilaku dari sistem. Dari ini misalnya kemudian lahirlah Teori Chaos (Chaos Theory)) dan Dinamika Sosial (social dynamics).

Prinsip dasar teori sistem cukup sederhana, bahwa masyarakat merupakan suatu keseluruhan yang saling tergantung, seperti sebuah mobil kata ahli fisika, atau seperti sebuah organisme dalam bidang biologi.

Kelangsungan sistem ditentukan oleh pertukaran masukan dan keluaran dengan lingkungannya. Setiap sistem terbagi dalam sejumlah variabel subsistem, dimana tiap subsistem juga terdiri dari tatanan sub-subsistem yang lebih kecil.

Teori sistem telah berumur seratus tahun lebih. Pada teori sosiologi dan politik, yang menonjol adalah David Easton dan Talcott Parsons. Parsons melahirkan Teori Sistem yang berkaitan kemudian dengan perspektif “struktural fungsional”. Dalam pandangan ini, sejumlah kebutuhan harus dipenuhi kalau suatu masyarakat ingin hidup. Kebutuhan tersebut adalah untuk penyesuaian, pencapaian tujuan, integrasi, dan pemeliharaan pola-pola.

Maka itu, perlu empat subsistem dalam masyarakat, yaitu ekonomi, politik, kebudayaan, dan sosialisasi (melalui keluarga dan sistem pendidikan). Masyarakat berkembang bila terjadi pertukaran yang kompleks di antara subsistem-subsistem. Subsistem politik menghasilkan sumber-sumber, kekuasaan otoritas, yang kemudian melahirkan ekonomi berdasarkan uang. Dengan otoritas yang diperoleh dari negara, ekonomi menciptakan modal, yang pada gilirannya menjalankan politik.

Sistem secara luas digunakan dalam ilmu manajemen. Analisa sistem pada konteks manajemen didasarkan atas penentuan informasi yang terperinci yang dihasilkan setahap demi setahap dari proses, sehingga diketahui bagaimana sistem bekerja agar memenuhi kebutuhan yang telah ditentukan, dengan membangun kriteria jalannya sistem agar mencapai optimasi. Dari proses identifikasi sistem dihasilakan spesifikasi yang terperinci tentang peubah yang menyangkut rancangan dan proses kontrol. Identifikasi sistem ditandai dengan adanya determinasi kriteria jalannya sistem yang akan membantu dalam evaluasi alternatif sistem. Kriteria tersebut meliputi pula penentuan output yang diharapkan, dan mungkin juga perhitungan rasio biaya dan manfaat.

Satu istilah yang sering digunakan masyarakat umum, yang erat kaitannya dengan sistem adalah “model”. “Model” adalah rancangan struktur dalam bentuk kecil (small scale representation of something) yang dapat diperbanyak dan dikembangkan, merupakan suatu abstraksi, penyederhanaan suatu sistem, atau tiruan yang sederhana dari suatu sistem yang nyata. Model seringkali digunakan untuk mempelajari sistem. Dalam konteks pendekatan sistem, dikenal pula “Pendekatan Analitis”. Meskipun bagi sebagian orang terlihat sebagai “lawan”, namun sesungguhnya pendekatan analitis (the analytic approach) dan pendekatan sistem (the systemic approaches) lebih sebagai saling melengkapi (complementary) daripada berlawanan9. Pendekatan analitis berupaya memecah suatu sistem ke dalam elemen-elemen dasar dalam upaya mempelajari secara detail dan memahami tipe dan interaksi yang ada di antara mereka. Dengan memodifikasi satu variabel, dicoba menduga sifat umum untuk memperkirakan apa yang akan terjadi pada seluruh sistem dalam satu kondisi yang berbeda

Saat ini telah dikembangkan beberapa metode yang populer yang sesungguhnya diturunkan dari Teori Sistem, misalnya Analisa Jaringan (network analysis) dan “ECCO analysis”. ECCO adalah singkatan dari “Episodic Communication Channels in Organization”, yang menganalisis dari sekumpulan data yang dikumpulkan. Metode ini didesain untuk menganalisa dan memetakan jaringan komunikasi, mengukur kecepatan alirannya, mempelajari distrosi pesan yang mngkin terjadi, dan masalah kesia-siaan (redundancy).

  1. Konsep dan Teori Organisasi

Setiap manusia sebagai makhluk sosial pasti suatu saat akan membentuk suatu organisasi. Organisasi dalam bahasa Yunani adalah organon – alat adalah suatu kelompok orang yang memiliki tujuan yang sama. Baik dalam penggunaan sehari-hari maupun ilmiah, istilah ini digunakan dengan banyak cara.

Dalam ilmu-ilmu sosial organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi dan manajemen. Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour),  dan analisa organisasi (organization analysis). Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok satu sama lain, dan ada pula yang berbeda.

Suatu organisasi bisa dedefinisikan sebagai sebuah kelompok individu yang diorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Jumlah individu sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Ada yang beranggotakan tiga atau empat orang bekerja dengan kontak yang sangat dekat. Yang lainnya memiliki seribu karyawan tersebar di seluruh dunia. Apa yang penting dalam hal ini adalah mereka bekerja di dalam struktur tertentu.

Tingkat struktur juga sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Dalam struktur  yang sangat ketat, peran dan posisi setiap orang berada dalam hirarki yang didefinisikan dengan jelas. Di dalam organisasi dengan struktur lebih longgar, peran bisa bergantian, dan status hirarki bisa kurang jelas dan relatif kurang penting.

Di dalam setiap organisasi terdapat struktur formal maupun informal. Sebagai contoh, di organisasi perguruan tinggi terdapat struktur akademik formal, dengan rektor sebagai pemimpin tertingginya, para dekan pada hirarki berikutnya, ketua departemen berikutnya dan para dosen pada tingkat hirarki berikutnya. Melalui struktur demikian semua kegiatan universitas dapat dilaksanakan. Tetapi, ada juga struktur informal di dalam organisasi perguruan tinggi itu, dan dalam banyak kasus strukturnya menyilang garis hirarki. Sebagai contoh, misalnya empat dosen matematik yang membentuk wadah bersama, dosen sosiologi dan dosen senirupa yang menghadiri rapat AA bersama, dan para asisten dan dosen muda yang membentuk studi bersama. Struktur informal ini melayani kebutuhan manusiawi para individunya dan mempertahankan mereka sebagai satu kesatuan.

Tujuan umum sebuah organisasi adalah menghasilkan pendapatan. Akan tetapi, berbagai tujuan lain yang mendukung harus pula dicapai jika tujuan akhir tersebut ingin dipenuhi. Jadi misalnya, agar diperoleh pendapatan, organisasi harus mempertahankan angkatan kerja yang efektif. Untuk mencapainya, maka organisasi  harus memiliki orang-orang yang bermotivasi yang bisa diperoleh jika organisasi memiliki parkir yang luas, menyediakan bonus, lingkungan kerja yang bersih dan nyaman, dan sebagainya.

Organisasi yang tergolong nirlaba di lain pihak mempunyai tujuan lain selain menghasilkan pendapatan. Misalnya, Tujuannya mungkin adalah menyebarkan informasi, menawarkan bantuan hukum bagi yang tidak mamou, atau mempertahankan hak-hak satwa. Dalam hal ini, tujuan untuk memperoleh dana mungkin merupakan tujuan kedua, yang perlu juga dicapai jika tujuan pokoknya ingin direalisasikan.

Setiap orang di dalam organisasi secara ilmiah akan memiliki tujuan yang berbeda-beda. Tujuan akhir dari kebanyakan orang adalah memperoleh penghasilan. Seperti halnya organisasi, mereka juga mempunyai tujuan kedua lainnya yang biasanya konsisten dengan tujuan utamanya. Para karyawan mungkin mempunya tujuan mengerjakan pekerjaan dengan baik, naik pangkat, berinterkasi dengan rekan lain dalam suasana yang menyernangkan, atau menjalin hubungan persahabatan.

Tujuan organisasi dengan tujuan para karyawan seringkali seiring. Sebagai contoh, mengerjakan pekerjaan dengan baik dan naik pangkat konsisten dengan tujuan organisasi dalam meningkatkan produktivitas dan menghasilkan pendapatan. Tetapi kadang-kadang beberapa tujuan tersebut tidak searah. Sebagai contoh, para karyawan ingin gajinya dinaikkan yang berarti keuntungan yang lebih rendah bagi organisasi. Tujuan organisasi secara keseluruhan dan tujuan para karyawannya dapat diselaraskan melalui komunikasi formal maupun informal di dalam organisasi.

Organisasi menurut beberapa ahli:

Organisasi pada batasannya adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu, dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan dan dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggungjawab serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang bekerjasama secara efektif untuk mencapai tujuan (M. Fuad, 2001:102)

Istilah organisasi yang didefinisikan secara statis diartikan sebagai suatu gambaran secara skematis tentang bagian-bagian tugas dan tanggungjawab dan hubungan bagian yang terdapat dalam sesautu badan atau suatu lembaga sedangkan secara dinamis diartikan sebagai suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dialkukan, pembatasan tugas-tugas atau tangungjawab serta wewenang dan penetapan hbungan antara unsur organisasi sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama-sama sefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. (Manulang, 1971:49)

Organisasi sebagai wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama, kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama-sama untuk merealisasikan tujuannya (B.S. Wibowo, 202:315)

Organisasi diartikan sebagai a consciously coordinated social entity, with a relatively identifiable boundary that functions on a relatively continuous basis to achive a common goal or set of goals (Stephen P. Robbins, 1990:4)

Organization are relatively permanent social entities characterized by goal-oriented behavior, specialization and structure (Warren B. Brown, 1980:2)

Pengorganisasian diartikan sebagai suatu tindakan mengusahakan hubungan kelakukan yang efektif antara orang-orang, hingga mereka dapat bekerjasama secara efisien dan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.(George R.Terry, 2006:233)

Tujuan mengorganisasi :

  1. Mempermudah melaksanakan tugas.
  2. Mempermudah pimpinan untuk mengawasi bawahan
  3. Agar tertuju pada tujuan tertentu
  4. Untuk dapat menentukan orang yang dibutuhkan untuk menjabat tugas-tugas yang sudah dibagi-bagi

PRINSIP ORGANISASI

  1. Principle of objective, Tiap organisasi harus mempunyai tujuan yang tertentu dan jelas
  2. The principle of functional organization, Suatu organisasi harus didirikan diatas fungsi-fungsi utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan efisien
  3. The principle of balance, Berbagai bagian dari organisasi harus mempunyai kebutuhan yang berimbang sesuai dengan fungsi bagian tersebut dalam mencapai tujuan organisasi
  4. The principle of specialization, Organisasi harus dibagi sehingga aktiftas seseorang anggota organisasi sedapat mungkin dibatasi pada pelaksanaan satu fungsi saja.
  5. The principle of continuity, Organisasi harus mengambarkan jenjang kenaikan tingkat dalam strukturnya agar suplai kemampuan manajerial yang sangat diperlukan untuk menjamin kelangsungan hidupnya dapat terlaksana secara berkeinambungan
  6. The principle of flexibility, Organisasi dan rencana kerjanya harus lentur untuk menghadapi keadaan usaha yang terus menerus berubaha, persaingan, pengaruh luas, perluasan.
  7. The principle of simplicity, Rencana organisasi harus sederhana sedemikian rupa agar dapat mencpai tujuan organisasi dengan efektif dan efisien
  8. The principle of unity of command, Setiap organisasi memerlukan seorang pemimpin tunggal dan setiap bawahan harus mempunyai haya seorang atasan
  9. The principle of span of control, Kemapuan seseorang untuk mengendalikan bawahan dengan efektif dan efisien, karena itu perlu ada jumlah bawahan seseorang

10.  The principle supervisory channels, Suatu organisasi harus diperlengkapi dengan garis kepengawsan secara tegas dari pucuk pimpinan sampai kepada para pelaksana

11.  The principle of communication, Oprganisai harus memungkinkan hubungan yang baik untuk pelaksnaan tiap tugas

12.  The principle of coordination, Organisasi harus memungkinkan koordinasi yang baik dari tiap fungsi agar dicapai efisiensi uyang maksimal

13.  The principle of effectiveness, Organisasi harus memungkinkan efisiensi yang maksimum disertai dengan minimum usaha dan pengeluaran-pengeluaran lainnya dalam mencapai tujuannya

Teori Organisasi

Teori organisasi merupakan study tentang bagaimana banyak organisasi menjalankan fungsinya dan bagaimana mereka mempengaruhi dan dipengaruhi oleh orang-orang yang bekerja didalamnya ataupun masyarkat dilingkup kerja mereka. Teori organisasi mencari pemahaman tentang prinsip-prinsip yang membimbing bagaimana oraganisasi-organisasi beroperasi, berkembang dan berubah. Berikut ini ada beberapa aliran teori komunikasi secara umum:

1. Fase Aliran Klasik atau Teori Struktural Klasik

1.1 Teori Manajemen Ilmiah

Pada awal tahun 1990-an sekelompok insisnyur yang dikepalai oleh Frederick W. Taylor mulai tertarik pada tekhnik-tekhnik pekerjaan. Para insinyur ini merasa bahwa pekerjaan dan mengolah pekerjaan merupakan proses yang dapat dianalisa secara ilmiah. Mereka percaya bahwa analisa objektif terhadap fakta-fakta yang dikumpulkan melalui eksperimen ilmiah akan mengungkapkan cara terbaik untuk mengorganisir pekerjaan dalam organisasi. Ada beberapa variabel yang diperhatikan dalam manajemen ilmiah (scientific management), diantaranya sebagai berikut :

1.Pentingnya manajemen dalam menggerakan dan meningkatkan produktifitas dalam perusahaan.

2. Pengangkatan dan pemanfaatan tenaga kerja dengan persyaratan-persyaratannya.

3. Tanggung jawab kesejahteraan pegawai atau karyawan.

4. Kondisi yang cukup untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Teori manajemen ilmiah (scientific management) masih banyak dijumpai dalam praktek-praktek menajemen modern. Dalam banyak literatur manajemen ilmiah sering diartikan berbeda. Arti pertama, manajemen ilmiah merupakan penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah-masalah organisasi. Sedangkan arti kedua, manajemen ilmiah adalah seperangkat mekanisme-mekanisme atau tekhnik-tekhnik untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi (Reksohadiprodjo dan Handoko, 1982:23). Berikut ada beberapa teori ilmiah menurut perintis dan pencetusnya secara kronologis:

a. Robert Owen (1771-1858)

Dalam teorinya ia menekankan tentang peranan sumber daya manusia sebagai kunci keberhasilan perusahaan. Khususnya peranan jabatan manajer yang harus berfungsi sebagai reformis dalam manajemen sumber daya manusia. Roebert Owen merintis manajemen ilmiiah oleh karena sebelumnya telah dilatar belakangi oleh kondisi dan persyaratan kerja yang tidak memadai. Dimana kondisi kerja sebelumnya dan kehidupan ppada pekerja pada saat itu sangat buruk. Mempekerjakan anak-anak dibawah umur 5 tahun saat itu sudah umum berlaku.

b. Charles Babbage (1792-1971)

Babbage percaya bahwa penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam proses kerja akan dapat menekan biaya-biaya. Babbage menganjurkan untuk mengadakan pembagian tenaga kerja dalam kaitannya pembagian pekerjaan. Setiap pekerja dapat didik satu keterampilan khusus. Dan setiap pekerja dituntut tanggung jawab sesuai spesialisasinya. Dengan demikian waktu dan biaya yang mahal dalam pendidikan dan pelatihan dapat ditekan.

c. Henry L. Gant (1861-1919)

Teori Henry L. Gant juga bertitik tolak pada usaha meningkatkan produktivitas, efisien, dan efektivitas kerja dengan rangsangan upah atau insentif. Gagasan gant ini mempunyai kesamaan dengan gagasan Taylor yaitu a). Kerja sama yang saling menguntungkan antara karyawan dan manajer b). Mengenai metode seleksi yang ilmiah untuk menentukan tenaga kerja yang benar-benar tepat c). Sistem bonus dan penggunaan instruksi dalam pengaturan kerja. Tetapi sistem bonus L. Gant berbeda dengan sistem yang digunakan taylor. Henry L. Gant menolak sistem bonus differensial.

d. Frank B. Dan Llilian M. Gilbert (1868-1924 Dan 1878-1972)

Kedua pelopor manajemen ilmiah ini mendasarkan gagasannya pada hasil penelitian tentang hubungan gerakan dan kelelahan dalam pekerjaan. Menurut Frank B. Gilbert bahwa antara gerakan dan kelelahan saling berkaitan, setiap gerakan yang dihilangkan juga menimbulkan kelelahan. Sedangkan menurut M. Gilbert dalam pengaturan untuk mencapai gerakan yang efektif dapat mengurangi kelelahan, maka akan mempunyai pengaruh terhadap upaya untuk mengoptimalkan kemampuan pekerja sebagai manusia. Jadi menurut kedua tokoh ini bahwa penelitian gerakan akan meningkatkan semangat kerja bagi pekerja. Hal ini dikarenakan adanya keuntungan-keuntungan fisik terhadap pekerja itu sendiri yang harus dapat memanfaatkan kemampuan secara optimal. Gagasan program pengembangan karyawan lebih ditekankan pada karyawan itu sendiri untuk mengembangkan dirinya melalui persiapan untuk dapat menerima jabatan yang lebih tinggi, penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya dan melatih terhadap pengganti-penggantinya. Jadi setiap pekerja harus bisa berfungsi sebagai pelaku, pelajar, dan guru dan berharap akan kesempatan baru.

e. Herrington Emerson (1853-1931)

Herrington Emerson melihat bahwa penyakit yang mengganggu sistem manajemen di dalam industri ialah adanya masalah pemborosan dan in-efisiensi. Oleh karena itu dia mencetuskan ide-ide yang terformulasikan dalam 12 prinsip sebagai berikut:

1. Perumusan tujuan dengan jelas

2. Kegiatan yang dilaksanakan rasional

3. Tersedianya staff yang cakap

4. Terciptanya disiplin kerja

5. Pemberian balas jasa yang adil

6. Laporan terpercaya, cepat, tepat dan kontinyu.

7. Pemberian instruksi- perencanaan dari urutan-urutan kerja

8. Adanya standar-standar dan skedul, metode dan waktu setiap kegiatan.

9. Kondisi yang standar

10. Operasi yang standar

11. Instruksi-instruksi yang praktis terstulis standar

12. Balas jasa efisien – rencana insentif.

1.2 Teori Birokrasi

Teori ini dikemukakan oleh Max Weber. Kata birokrasi mula-mula berasal dari kata legal-rasional. Organisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Organisasi itu legal karena wewenangnya berasal dari seperangkat aturan, prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas. Menurut Weber bentuk organisasi yang birokratik secara kodratnya adalah bentuk organisasi yang paling efisien. Weber berpendapat bahwa masyarakat perlu membangun organisasi ‘baru’ yang lain dari orgaisasi tradisional. Model organisasi baru ini (birokratik) mempunyai beberapa karakteristik struktural tertentu yang dapat dikemukakan disetiap organisasi kompleks dan modern. Berkaitan dengan beberapa karakteristik perancangan organisasional tersebut, selain paling efisien menurut weber, model birokratik juga dapat digunakan secara efektif oleh organisasi-organisasi kompleks yang muncul sebagai kebutuhan masyarakat modern. (Reksohadiprodjo dan Handoko, 1982: 14-15). Menurutnya, suatu organisasi yang terdiri dari ribuan anggota membutuhkan aturan yang jelas untuk anggota organisasi tersebut. Adapun organisasi yang ideal adalah birokrasi dimana aktivitas dan tujuan diturunkan secara rasional dan pembagian kerja disebutkan dengan jelas. Birokrasi didasarkan pada aturan yang rasional yang dapat dipakai untuk mendesain struktur organisasi yang efisein. Keahlian tekhnik dan evaluasi berdasarkan presentasi ditekankan.

1.3 Teori Manajemen Administrasi

Teori ini banyak kaitannya dengan teori birokrasi. Kedua teori ini sama-sama menekankan spesialisasi, hirarki dan profesionalisme. Keduanya dapat menimbulkan kekakuan, ketak-acuhan, dan penyimpangan sasaran. Tetapi ada perbedaan antara kedua teori ini yang mungkin sudah ada sejak awalnya. Teori birokrasi adalah produk dari para ahli sosiologi yang bermaksud hendak membuat resep struktur organisasi yang efisien. Teori manajemen administrasi adalah anak dari para manajer praktek yang tertarik untuk membuat resep prinsip-prinsip mengelola organisasi formal. (M.T. Myers 1987: 57-58).

Berikut akan dipaparkan pemikiran-pemikiran para tokoh perintis teori manajemen administrasi sebagai berikut:

a. Henry Fayol (1841-1925)

Dia adalah seorang insinyur ahli dan manajer aktif dari perancis dan bekrja pada pabrik tambang perancis. Fayol mengatakan dalam bukunya ‘general and industrial management bahwa kegiatan dalam bidang industri dapat digolongkan dalam enam kelompok, diantaranya sebagai berikut:

    1. Kegiatan-kegiatan tekhnik meliputi proses-proses produksi, pembikinan dan pengubahan bahan menjadi barang (produksi, manufacturing dan adaptasi).
    2. Kegaitan-kegiatan komersial berkaitan dengan pembelian, penjualan dan pertukaran bahan dan barang.
    3. Kegiatan-kegiatan keuangan atau finansial yang terdiri dari mencari dan menggunakan modal sebaik-baiknya.
    4. Kegiatan-kegiatan keamanan berkenaan dengan perlindungan barang-barang dan milik personalia organisasi.
    5. Kegiatan-kegiatan akunting dan akuntansi meliputi pemeriksaan sediaan, penentuan biaya dan anallisis statistik (penentuan persediaan, biaya, penyusunan neraca dan laporan rugi-laba).
    6. Kegiatan-kegiatan manajerial atau manajemen mencakup perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, koordinasi dan pengendalian (Barnes, 1988:26)

Lebih lanjut Fayol mengemukakan 14 prinsip yang menjadi dasar perkembangan teori manajemen administrasi yaitu:

1. Pembagian kerja (division of work)

2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)

3. Disiplin (dicipline)

4. Kesatuan perintah (unity of commond)

5. Kesatuan pengarahan (unity of direction)

6. Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subodination of individual interests to general interests)

7. Balas jasa (remuneration of personal)

8. Sentralisasi (centralization)

9. Rantai scalar (scalar chain)

10. Aturan (order)

11. Keadilan (equity)

12. Kelanggengan personalia (stability of tenure of personnel)

13. Inisiatif (initiative)

14. Semangat korps (esprit de corps)

disamping itu fayol memerinci fungsi-fungsi kegiatan administrasi menjadi “elemen-elemen” manajemen perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian perintah (commanding), pengkoordinasian (coordinating), dan pengawasn (controling). Pembagian kegiatan-kegiatan administrasi atas fungsi-fungsi ini dikenal sebagai Fayol’s functionalism atau teori fungsionalisme Fayol.

b. Chester I Barnard

Chester I Barnard merupakan direktur New Jersey Bell. Menurutnya orang datang ke organisasi formal (seperti perusahaan) karena ingin mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai sendiri. Pada waktu mereka berusaha mencapai tujuan organisasi, mereka juga akan berusaha mencapai tujuannya sendiri. Organisasi bisa berjalan dengan efektif apabila keseimbangan tujuan organisasi dan tujuan anggotanya dapat terjaga. Barnard percaya bahwa keseimbangan antara tujuan organisasi dengan individu dapat dijaga apabila manajer mengerti konsep wilayah penerimaan (zone of acceptance), dimana pekerja akan menerima instruksi atasannya tanpa mempertanyakan otoritas manajemen. Jika wilayah penerimaan karyawan semakin besar, maka semakin lancar kegiatan organisasi. Lebih dalam lagi barnard menyatakan bahwa eksistensi suatu organisasi (sebagai suatu sistem kerja sama) tergantung pada kemampuan manusia untuk berkomunikasi dan kemauan untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama pula. Itulah sebabnya ia menyimpulkan bahwa fungsi pertama seorang ekseklutif adalah mengembangkan dan memelihara suatu sistem komunikasi. Barnard juga menyatakan bahwa kewenangan merupakan suatu fungsi kemauan untuk bekerja sama. Ia menyebutkan 4 syarat yang harus dipenuhi sebelum seseorang menerima pesan yang bersifat otoritatif, yaitu :

1. Orang tersebut memahami pesan yang dimaksud

2. Orang tersebut percaya bahwa pesan tersebut tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

3. Orang tersebut percaya, pada saat ia memutuskan untuk bekerja sama, bahwa pesan yang dimaksud sesuai dengan minatnya.

4. Orang tersebut mempunyai kemampuan fisik dan mental untuk melaksanakan pesan.

Menurut Barnard komunikasi adalah sebagai suatu bagian penting dari teori organisai dan manajemen.

c. Lyndall F. Urwick

Dalam hidupnya Urwick memperoleh banyak pengalaman manajerial, dan ia menggunakan pengalaman manajerialnya ini dalam menguraikan prinsip-prinsip fayol yang tercermin dalam makalahnya (papers on the science of administration/risalah tentang ilmu administrasi) yang diterbitkan oleh lembaga administrasi masyarakat Universitas Columbia tahun 1937, Lyndall F. Urwick memperkenalkan prinsip-prinsip yang berhubungan dengan pembagian kerja,, koordinasi, penciptaan departemen-departemen yang disusun atas dasar ‘tujuan, proses, personalia dan tempat’ dan penggunaan staff. Ia berusaha mengembangkan pengetahuan dan seperangkat aturan dasar teori administrasi. Urwick terutama melihat kesulitan-kesulitan administrative, penerapan kaidah-kaidah organisasi (terutama birokrasi) dalam praktek, sehingga dia mengembangkan tekhnik-tekkhnik penerapannya. Hal ini kemudian dikenal sebagai Urwick’s technique. (Reksohadiprodjo dan Handoko, 1981:21) Urwick merasa pasti akan satu hal, yakni; rasionalitas harus lebih didahulukan daripada kepribadian.

Konsep utama Urwick adalah spesialisasi. Konsep ini memang memberikan kontribusi pada terkonsentrasinya para karyawan dalam bekerja secara serius untuk lebih produktif, karena sesuai dengan bidang dan kemampuan masing-masing. Selain itu urwick juga menerapkan kaidah-kaidah Fayol mengenai kesatuan komando dan rentang kendali.

Tak diragukan lagi Urwick adalah seorang penulis dan propagandis pandangan-pandangan tentang administrasi yang paling subur. Fakta bahwa hanya ada sedikit saja pembaharuan yang real dalam gagasan-gagasannya tentang organisasi tidaklah mengecilkan arti pribadinya dalam reputasi yang layak diterimanya, sebagai seorang perintis administrasi, ia telah mengadakan survei di bidang yang amat luas dan manajer menjelaskan serta mengeksplisitkan banyak pemikiran apa para pendahulu dan rekan-rekan semasa. (Barnes, 1988: 42-45)

d. Mooney dan Reiley

James D. Mooney dan Allen Reilley menulis dan menerbitkan bukunya pada tahun 1931 yaitu onward industyi. Buku ini memberikan dampak besar pada praktek manajemen di amerika serikat. Konsep birokrasi Weber banyak berpengaruh pada tulisan mereka. Hanya kalau Weber melihat pembagian kerja sebagai faktor utama dalam organisasi, Mooney dan Reilley menyebut koordinasi sebagai faktor terpenting dalam perencanaan organisasi maupun bangun teori yang mereka kemukakan. Mereka menekankan 3 prinsip orgaisasi yang mereka teliti dan temukan telah dijalankan dalam organisasi-organisai pemerintahan, agama, militer dan bisnis. Ketiga prinsip tersebut yaitu:

1. Prinsip koordinasi. Organisasi berjalan bila orang-orang sebagai anggota mengkombinasikan usaha-usaha mereka untuk suatu tujuan tertentu. Atas dasar prinsip ini, usaha-usaha tersebut harus dikoordinasikan agar tujuan bersama tercapai.

2. Prinsip skalar. Prinsip ini kadang juga disebut prinsip hirarkis, berarti bahwa pembagian tugas atau kerja dilakukan atas dasar derajat, wewenang dan hubungan tanggung jawab.

3. Prinsip fungsional. Istilah fungsionalisme dalam hal ini berarti pembedaan diantara macam-macam tugas. (Reksohadiprodjo dan Handoko, 1981:22)

2. Fase Aliran Perilaku, Teori Transisional

Aliran pemikiran yang lebih lanjut yang muncul digambarkan sebagai aliran perilaku (istilah Myers), teori transisional (istilah Wayne Pace), dan teori organisasi neoklasik (istilah Sukanto Reksohadiprodjo), bahkan ada yang menamakan teori atau aliran hubungan manusiawi (the human relations movement).

Aliran ini berkembang sejak tahun 1930-an yang menekankan kritisnya peranan individu atau perilaku manusia yang mengutamakan hubungan manusiawi ntuk efektivitas organisasi. (M.T. Myers, 1987:67). Hubungan manusiawi pada umumnya mengacu pada suasan kerja yang berasal dari hubungan antara manjer dengan karyawan. Jika hubungan manusia pada suatu orgaisasi efektif, maka suasana kerja akan mendorong semangat kerja dan keharmonisan suasan kerja. Efektivitas kerja diharapkan terjadi dari suasana kerja atau hubungan manusia yang baik. (Hanafi, 1997: 42)

Teori neoklasik dikembangkan atas dasar teori klasik. Teori neoklasik merubah, menambah dan dalam banyak hal memperluas teori klasik. Anggapan teori neoklasik adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan sebagai individu maupun bagian kelompok orang dengan tujuan bersama. Definisi ini berbeda dengan definisi klasik. Para penulis teori klasik banyak menitik beratkan pembahasannya pada struktur, tata tertib, organisasi formal, faktor-faktor ekonomi dan rasionalitas tujuan. Hal ini sangat kontras dengan teori neoklasik yang banyak menekankan pentingnya aspek sosial dalam pekerjaan (atau organisasi informal) dan aspek psikologis (emosi). Berikut beberapa teori pada aliran ini:

2.1 Teori Hubungan Manusia Elton Mayo

Elton Mayo adalah seorang mahasiswa kedokteran yang kemudian minatnya beralih pada filsafat dan psikologi dan kemudian kepada orang-orang dalam organisasi. Elton Mayo terkenal karena karyanya yang terkenal dengan Hawthorne Studies atau percobaan-percobaan Hawthorne. Percobaan ini dumulai tahun 1924 sampai 1932 di pabrik Hawthorne milik perusahaan Western Electric di Cicero Illinois yang disponsori oleh National Research Council (Lembaga Riset Nasional).

Dari hasil penelitian ini para peneliti mengambil kesimpulan bahwa hubungan sosial atau manusiawi diatara para pekerja, peneliti dan penyelia (supervisor) lebih penting dalam menentukan produktivitas daripada perubahan-perubahan kondisi kerja. Moral pekerja yang tinggi akan menaikan produktivitas, kemudian timbul pertanyaan bagaimana cara untuk meningkatkan moral pekerja. Moral meningkat atau tidak itu tergantung seberapa besar perhatian yang bersifat pribadi, individual dan simpati diberikan kepada karyawan, dan struktur sosial kelompok kerja. Bahkan fakto-faktor sederhana, seperti siapa yang duduk dekat karyawan merupakan hal penting dalam organisasi.

Jadi para peneliti hawthorne mengemukakan pentingnya perasaan dan sikap para karyawan serta kelompok-kelompok kerja mereka. Disini jelas bahwa keterikatan pada organisasi informal atau kelompok sosial para pekerja lebih kuat pengaruhnya pada produktivitas kerja daripada keinginan perseorangan akan hasil yang lebih besat dan tuntutan formal organisasi (Reksohadiprodjo dan Handoko, 1982: 40)

Teori hubungan manusia menyadarkan pentingnya kebutuhan sosial. Dengan demikian aliran ini menyeimbangkan konsep lama yang menekankan ekonomi atau rasionalitas manusia. Suasana kerja menjadi lebih baik dibandingkan dengan sebelumnya. Pelatihan-pelatihan yang kemudian banyak yang memfokuskan pada upaya memperbaiki hubungan kerja antara manajer dengan karyawan. Teori ini mempelopori studi baru dalam bidang dinamika kelompok, dimana perhatian ditujukan tidak hanya pada individu, tetapi juga pada proses dan dinamika kelompok. Studi hawthorne memperkenalkan gagasan bahwa organisasi adalah suatu sistem terbuka dimana segmen-segmen teknis manusiawi saling berkaitan erat. Studi-studi tersebut juga menekankan pentingnya sikap karyawan dalam era dimana insentif upah dan kondisi kerja fisik sering dipandang sebagai satu-satunya faktor yang menentukan produktivitas. Akhirnya percobaan-percobaan hawthorne menunjukan bagaimana kegiatan kelompok-kelompok kerja kohesif sangat berpengaruh pada operasi organisasi.

2.2 Teori Fusi Bakke dan Chris Agyris

Sadar akan banyaknya masalah dalam rangka memuaskan minat manusia yang berlainan dalam rangka memenuhi tuntutan penting struktur birokrasi, Bakke (1950) menyarankan suatu proses fusi (proses penyatuan atau perpaduan). Ia berpendapat bahwa organisasi , hingga suatu tahap tertentu, mempengaruhi individu, sementara pada saat yang sama individu pun mempengaruhi organisasi. Hasilnya adalah suatu organisasi yang dipersonalisaisikan oleh setiap individu pegawai dan individu-individu yang disosialisasikan organisasi. Karena itu setiap pegawai menunjukan ciri-ciri organisasi, dan setiap jabatan tampak unik seperti individu yang mendudukinya. Setelah fusi, setiap pegawai tampak menyerupai organisasi, dan setiap jabatan dalam organisasi dimodifikasi sesuai dengan minat khusus individu. (R. Wayne Pace Don Faules, 1998:61)

Teori bakke tersebut disempurnakan oleh Chris Argyris (1957). Ia memusatkan usahanya untuk menjelaskan perilaku orang dalam organisasi. Ia mengembangkan pokok utamanya yaitu tesis bahwa organisasi formal memerlukan “perilaku yang cendrung kearah frustasi, membuat pertentangan dan menciptakan kegagalan bagi orang perseorangan yang secara psikologis sehat”.

Ada sejumlah “akibat yang tak diharapkan”, dari interaksi antara kebutuhan orang-perseorangan dan kebutuhan organisasi. Kedua perangkat kebutuhan itu diadaptasikan atau dikecewakan, dan timbulah organisasi informal dengan norma-norma yang cocok bagi orang-perseorangan yang frustasi dan apatis. Dengan demikian perilaku organisai sepenuhnya adalah suatu fungsi interaksi kebutuhan kelompok-kelompok informal dan kebutuhan organisai.

2.3 Teori Peniti Rensist Likert

Likert adalah seorang psikolog sosial dan ahli teori yang pertama-tama mengembangkan cara-cara untuk mengukut variabel manusia dalam organisasi. Dalam dua bukunya yaitu new pattern of managements (pola-pola baru manajemen) dan the human organization (organisasi kemanusiaan) membahas dengan jelas masalah-masalah komunikasi dalam organisasi. Analisanya mengenai gaya manajemen para penyelia dan akibat dari sikap-sikap yang berlainan dari para penyelia itu pada produktivitas karyawan yang dibawahinya. Gaya kepemimpinan dan manajemen sangat bergantung pada aspek-aspek komunikasi dari perilaku organisasional.

Likert berjasa mengembangkan suatu teori terkenal yang disebut teori atau model peniti penyambung (the linking pin model) yang menggambarkan struktur organisasi. Konsep peniti penyambung berkaitan dengan kelompok-kelompok yang tumpang tindih. Setiap penyelia merupakan anggota dari dua kelompok: sebagai pemimpin unit yang lebih rendah dan anggota unit yang lebih tinggi. Penyelia berfungsi sebagai peniti penyambung, mengikat kelompok pekerja satu dengan yang lainnya pada tingkat berikutnya. Struktur peniti penyambung menujukan hubungan antar kelompok alih-alih hubungan antar pribadi. Organisasi dengan struktur peniti penyambung menggalakan orientasi ke ataas daripada orientasi ke bawah; komunikasi, pengaruh pengawasan, dan pencapaian tujuan diserahkan ke atas dalam organisasi. (R. Wayne Pace Don F. Faules, 1998:52) dalam desain yang demikian, dimungkinkan adanya kepimimpinan dan pengambilan keputusan bersama, karena tidak perbedaan tajam antara peranan atasan dengan bawahan. (M.T. Myers, 1987: 74)

Sistem manajemen yang ideal bagi likert adalah sistem yang disebut suatu “sistem interaksi pengaruh”. Cara yang efektif untuk mengintegrasikan sasaran kelompok kerja dan sasaran organisasi dilaksanakan dengan sarasehan masalah antara atasan dan bawahan. Bagi Likert manajemen pada hakekatnya adalah suatu proses relatif. Tidak ada hukum-hukum umum yang dapat diberlakukan pada setiap situasi. Seorang manajer harus menyesuaikan gayanya dengan kelompok yang dipimpinnya. Ada 4 sistem manajemen Likert yaitu:

1. Sistem I : organisasi otoriter pemeras (exploitative authoritative organization)

2. Sistem II : organisasi otoriter pemurah (benevolent authoritative organization)

3. sistem III : organisasi konsultatif (consultative organization)

4. sistem IV : organisasi parsitipasi (participative organization)

(M.T. Myers, 1987: 74-75)

Untuk gambaran terperinci tentang 4 sistem manajemen likert dapat dilihat dalam tabel berikut ini:

TABEL SISTEM MANAJEMEN LIKERT

DIMENSI SISTEM I SISTEM II SISTEM III SISTEM IV
Kepemimpinan Tak ada kepercayaan. Tak ada perilaku penunjang. Tak bebas membahas Menurunnya kepercayaan. Menurunnya perilaku penunjang. Sedikit bebas membahas Banyak kepercayaan. Sokongan baik. Agak bebas membahas. Kepercayaan penuh. Sokongan penuh. Bebas membahas.
Motivasi Menarik pada fisik. Kebutuhan ekonomi dan status. Memusuhi sasaran organisasi. Top manajemen hanya merasa bertanggung jawab untuk tercapainya sasaran. Menarik pada ekonomi. Kebutuhan status dan prestasi. Sedikit memusuhi sasaran. Organisasi manajemen bertanggung jawab untuk tercapainya sasaran. Kebutuhan ekonomis dan hasrat untuk pengalaman baru. Sikap baik terhadap sasaran organisasi. Bawahan merasa bertanggung jawab untuk tercapainya sasaran. Semua kebutuhan partisipasi dan keterlibatan dalam menetapkan sasaran. Semua merasa bertanggung jawab tercapainya sasaran.
Komunikasi Sedikit kebawah. Tak ada keatas. Dipandang dengan curiga. Tak ada tanggung jawab dirasakan bawahan. Banyak distorsi Sedikit ke bawah. Sedikit keatas. Dipandang dengan hati-hati. Beberapa distorsi. Sistem kotak saran. Agak banyak ke atas dan ke bawah. Agak akurat. Ke samping cukup sampai baik. Banyak sekali semua arah. Akurat dan dipercaya. Antar pribadi akurat. Persepsi akrab.
Interaksi dan pengaruh Sedikit interaksi. Tidak percaya. Tak ada kerjasama. Bawahan tak berpengaruh kecuali melalui serikat buruh. Atasan berpengaruh jika dapat memakai hukuman Sedikit interaksi. Hati-hati. Sedikit kerja sama. Bawahan sedikit berpengaruh kecuali melalui serikat buruh. Pengaruh dijalankan secara vertikal. Interaksi sedang. Kepercayaan cukup. Pengaruh sedang dari bawahan. Struktur cukup baik memungkinkan saling berpengaruh dari bagian-bagian organisasi. Interaksi luas. Berssahabat. Percaya. Kerjasama baik. Pengaruh bawahan luas. Struktur sangat efektif, memungkinkan saling berpengaruh.
Pengambilan keputusan Hanya dipuncak. Informasi tak memadai. Motivasi buruk untuk melaksanakan keputusan. Kerjasama dihambat yang dipakai hanya skill teknis dari puncak Di puncak. Sebagian diambil dari bawah, tapi dicek di puncak sebelum tindakan. Informasi tak memadai. Sedikit motivasi untuk melaksanakan keputusuan. Kerjasama dihambat skill teknis dari puncak dan menengah. Kebijakan di puncak. Keputusan spesifik lebih rendah. Informasi cukup akurat. Ada motivasi untuk melaksanakan karena kebanyakan terlibat kerjasama. Sebagian skill teknis di semua level. Luas. Dilaksanakan. Informasi lengkap dan akurat. Motivasi kuat untuk melaksanakan. Kerja sama didorong skill teknis di semua level.
Penetapan sasaran Sasaran prestasi tinggi yang diperintahkan oleh puncak; ditolak oleh bawahan. Sasaran prestasi tinggi yang diusahakan oleh puncak; lahiriah diterima oleh bawahan tapi agak ditolak. Sasaran ditetapkan sesudah dibahas dan bawahan; adakalanya penolakan oleh bawahan. Sasaran ditetapkan melalui partisipasi kelompok. Diterima sepenuhnya.
Pengawasan Hanya oleh puncak. Banyak distorsi sistem informasi menentang sasaran sistem formal. Data kontrol dipakai untuk tujuan menghukum. Umumnya oleh puncak, sebagian oleh tengah. Banyak kekuatan utuk menyimpang. Sistem informasi sebagian menolak sasaran sistem formal. Data kontrol untuk mengawasi dan membimbing. Sebagian oleh puncak dan menengah, beberapa distorsi. Pelimpahan, peninjauan dan pengawasan sedang sistem informasi kadang-kadang menyokong, kadang-kadang menolak sasaran sistem formal. Data kontrol dipakai untuk mengawaasi tetapi penekanan pada imbalan, bimbingan dan swadaya. Seluruhnya informasi akurat. Peninjauan di semua level. Data kontrol dipakai untuk swadaya dan koordinasi.
Sasaran presentasi Level rata-rata. Sumber daya cukup Level tinggi. Sumber daya baik. Level sangat tinggi. Sumber daya baik sekali. Level paling tinggi. Sumber daya bagus.

2.4 Teori Sistem

Istilah sistem berasal dari bahasa yunani “systema” yang memiliki pengertian ssebagai berikut:

a. suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian.

b. hubungan yang berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur.

1. Teori Sistem Umum

Asal-usul aliran sistem ini adalah dari karya teori seorang ahli biologi, Ludwig Von Bartalanffy. Ia mendefinisikan teori sistem umumnya sebagai “ilmu keseluruhan” (science of wholeness) yang membahas keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling tergantung. Hubungan antara bagian-bagian itu, dan hubungan diantara keseluruhan dengan lingkungannya.

Ide pokok dari teori sistem umum ini adalah synergistic effect, sebuah istilah yang kompleks yang menujukan sebuah paham yang sangat sederhana, yaitu keseluruhan itu lelbih banyak daripada penjumlahan bagian-bagiannya saja. Teori sistem umum yang menekankan pada struktur, saling bergantung, dan hubungan-hubungannya ini hanya membahas bagian-bagian dari sebuha sistem dalam hubungannya dengan keseluruhan. Perspektif khusus ini membahas komunikasi sebagai proses esensial yang memungkinkan saling ketergantungan diantara bagian-bagian dari suatu sistem. Jika ini dikaitkan dengan organisasi maka sangat signifikan korelasinya, karena di dalamnya terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan antara yang satu dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama.

Teori sistem umum (Bartalanffy, Boulding, Rapoport) mengidentifikasi beberapa prinsip yang berlaku bagi semua jenis sistem. Yakni bahwa mesin, organisme dan organisasi memiliki proses serupa dan dapat diuraikan dengan prinsip-prinsip yang sama. Sementara fisher juga mengatakan, bahwa “teori sistem adalah seperangkat prinsip yang terorganisasikan secara longgar dan sangat abstrak, yang berfungsi mengarahkan pikiran kita namun terikat pada berbagai penafsiran”. Prinsip-prinsip tersebut meliputi hal-hal sebagai berikut:

a. Nonsumativitas

b. Unsur-unsru struktur, fungsi dan evolusi

c. Keterbukaan

d. Hirarki

2. Teori Sistem Terbuka Dari Katz Dan Kahn

Dorongan terbesar untuk menerapkan teori sistem umum ini pada studi organisasi-organisasi sosial datang dari daniel katz dan robert kahn, dua ahli psikolog sosial dari pusat riset survei universitas michigan. Konsep-konsep dasar dari teori sistem terbuka meliputi:

A. Batas-batas

Konsep ini mengatakan bahwa suatu organisasi itu berbeda dari dan bergantung pada lingkungan di mana ia berada. Dalam sistem terbuka, energi masuk ke dalam organisai itu, dan dikembalikan ke dalam lingkuangan itu. Batas-batas ini bukanlah kesatuan fisik melainkan arus komunikasi.

B. Hilangkan entropy

Sistem terbuka haruslah menghilangkan proses entropy dengan selalu mendapatkan energi baru dari lingkungannya. Dengan memaksimumkan energi yang diperolehnya itu dan dengan meminimumkan pengeluaran energinya. Selama terdapat keseimbangan, maka sistem itu akan dapat mempertahankan hidupnya sendiri.

C. Masukan infromasi dan umpan balik negatif

Jenis informasi yang paling mendasar yang dapat diterima suatu sistem adalah umpan balik negatif yang menujukan pada sistem tersebut tentang penyimpangan-penyimpangan dari jalan yang telah direncanakannya. Tanpa umpan balik negatif, sistem tidak dapat membetulkan dirinya sendiri dan kembali ke jalan yang benar sesudah suatu penyimpangan.

D. Keadaan mantap dan homeostatis dinamis

Keseimbangan antara masukan energi dengan keluaran energi merupakan ciri-ciri sistem terbuka yang membeuatnya survive dan tidak tunduk pada entropy. Keseimbangan atau keadaan matap ini memungkinkan sistem tersebut berada dalam keseimbangan.

E. Diferensiasi

Sistem terbuka berkembang kearah diferensiasi dan spesialisasi yang lebih besar

F. Equifinality (akhir yang sama)

Prinsip equifinality menyatakan bahwa dalam sisitem terbuka, keadaan akhir yang sama dapat dicapai dari keadaan awal yang berbeda-beda dan dengan berbagai cara.

Berdasarkan pemaparan diatas disimpulkan bahwa ada beberapa teori sistem umum (general sistem theory) diantaranya sebagai berikut:

Ø Antar hubungan

Ø Holism

Ø Upaya mencapai tujuan dan sasaran

Ø Input dan output

Ø Transformasi

Ø Entropi

Ø Pengaturan (regulation)

Ø Hirarki

Ø Diferensiasi

Ø Equifinalitas

2.5 Teori X dan Teori Y Douglas McGregor

Douglas McGregor adalah seorang psikolog sosial Amerika. Karya McGregor yang paling dikenal umum adalah perbedaannya antara dua teori dasar mengenai tingkah laku manusia dalam bukunya “the human side of enterprise” (sisi manusia dari perusahaan). Ia merumuskan kedua pandangan yang disebutnya sebagai teori x dan teori y. (Barnes, 1988: 57) ada beberapa asumsi teori X yaitu :

1). Rata-rata manusia tidak suka bekerja dan menghindarinya.

2). Kebanyakan orang harus dipaksa, diarahkan, diancam dengan hukuman

untuk

3). Membuat mereka berusaha mencapai tujuan organisasi.

Rata-rata orang lebih suka diarahkan, ingin menghindari tanggung jawab, mempunyai sedikit ambisi, dan terutama mencari keamanan. (M.T. Myers, 1987: 71)

Asumsi ini konsisten dengan kepercayaan yang seringkali dikemukakan bahwa orang itu digerakan (motivated) oleh uang, keamanan dan ancaman hukuman.

Namun McGergor menyatakan masih banyak fakta lain yang tidak dapat dijelaskan oleh teori X. Maka dia mengemukakan teori Y, yaitu sebagai berikut:

1). Usaha fisik dan mental adalah sama wajarnya dengan bermain dan

beristirahat.

2). Pengawasan luar dan ancaman hukuman bukanlah satu-satunya cara untuk

mengusahakan tercapainya tujuan organisasi. Orang akan melaksanakan

self-control dan self-direction untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan.

3). Tekad untuk mencapai tujuan merupakan fungsi imbalan yang berkaitan

dengan prestasi mereka.

4). Rata-rata biasanya orang berusaha mencari tanggung jawab dan bukan

menghindarinya.

5). Kemampuan melaksanakan imajinasi dan kreativitas yang relatif tinggi

untuk memecahkan masalah organisasi terdistribusi luas diantara

penduduk.

6). Dibawah kondisi kehidupan industri modern, potensi intelektual dari rata-

rata manusia hanyalah sebagian saja yang digunakan. (M.T. Myers,

1987:71)

Asumsi pada teori y ini menujukan bahwa manusia bisa bekerja dengan baik pada sebuah organisasi tidak semata-mata karena yang diasumsikan pada teori X, tapi justru ditentukan pada tingkat kepercayaan dan kebebasan berekspresi pada karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas pekerjaannya.

2.6 Teori Contigency Joan Woodward

Teori kontingency berawal dimana Katz dan Kahn berakhir dan membangun pokok pendapat (premises) bahwa faktor-faktor situasi dan lingkungan haruslah dimasukan kedalam setiap analisa organisasi. Teori kontingency muncul karena ketidakpuasan atas anggapan keuniversalan dan kebutuhan untuk memasukan berbagai variabel lingkungan ke dalam teori dan praktek manajemen.

Teori ini diperkuat dengan dilakukan riset mengenai beberapa signifikan faktor-faktor situasi dari sudut tekhnologi yang dilakukan oleh Joan Woodward dan dari sudut lingkungan dikaitkan dengan desain organisasi yang dilakukan oleh Lawrence dan Lorsch.

Pendekatan kontingency menggunakan hubungan-hubungan fungsional “bila-maka” (if-then), dimana “bila” menujukan variabel-variabel lingkungan dan “maka” terdiri dari konsep dan teknik-teknik manajemen yang mengarahkan ke pencapaian tujuan organisasi. Ada tiga komponen pokok dalam kerangka konseptual untuk pendekatan contingency; lingkungan, konsep-konsep dan teknik-teknik manajemen, dan hubungan kontingency antara keduanya. Sebagai contoh untuk memperjelas pendekatan contingency , kita ambil contoh situasi bila, nilai-nilai sosial yang dianut para karyawan adalah tidak materialistik, dan mereka merupakan personalia profesional dalam operasi berteknologi tinggi, maka kepemimpinan partisipatif dan terbuka akan paling efektif untuk pencapaian tujuan. Sebaliknya, bila nilai-nilai sosial yang dianut adalah materialistik dan para karyawan organisasi merupakan personalia yang berketerampilan rendah dan melaksanakan pekerjaan-pekerjaan rutin, maka gaya kepemimpinan otokratis dan ketat adalah paling efektif. (M.T. Myers, 1987: 87 – 90).

3. Fase Teori Mutakhir Menuju Subjektivisme

Dalam fase ini ada dua teori yaitu teori wick mengenai pengorganisasian dan teori cultural organisasi. Kedua teori ini tentu saja tidak menggambarkan semua pemikiran mutakhir mengenai organisasi, tetapi ada beberapa teori yang memiliki pengaruh besar di bidang ini.

3.1 Teori Wick Mengenai Pengorganisasian

Dalam teori ini mendeskripsikan tentang konsep organisasi, ciri-ciri pengorganisasian, proses pengorganisasian dan sifat organisasi atau manusia dalam organisasi. Organisasi adalah suatu suatu sistem yang menyesuaikan dan menopang dirinya dengan mengurangi ketidakpastian yang dihadapinya. Ini merupakan suatu sistem mengenai perilaku-perilaku yang bertautan. Dan ini merupakan kunci bagi berfungsinya organisasi tersebut. Perilaku dikatakan bertautan jika perilaku seseorang bergantung kepada perilaku orang lain.

Wick mendefinisikan organisasi sebagai suatu gramatika yang disahkan secara mufakat untuk mengurangi ketidakjelasan dengan menggunakan perilaku-perilaku bijaksana yang saling bertautan. Menurut Wick ada tiga tahap utama dalam proses pengorganisasian. Pertama, tahap pemeranan (enacment) yang berati bahwa para naggota organisasi mencipta ulang lingkungan mereka dengan menentukan dan merundingkan makna khusus bagi suatu peristiwa. Kedua, tahap seleksi yang berarti memasukan seperangkat penafsiran ke dalam bagian yang dihimpun dalam bnetuk aturan-aturan dan siklus komunikasi yang bertujuan untuk menentukan pengurangan yang sesuai dalam ketidakjelasan. Ketiga, tahap retensi yang berarti penyimpanan segmen-segmen yang sudah diinterpretasikan untuk pemakaian di masa mendatang. Ketiga tahapan ini interdependensi (saling bergantung dan saling mempengaruhi satu sama lainnya). Pengetahuan retensi dapat memadu organisasi dalam proses-proses pemeranan dan seleksi organisasi tersebut.

Dalam diskusi-diskusi mutakhir mengenai organisasi Wick menyatakan bahwa rasionalitas dipandang sebagai : 1). Sebuah himpunan resep yang berubah bila isu berubah. 2). Dalih untuk menarik minat sumber daya dan legitimasi dan 3). Suatu proses pasca tindakan yang digunakan secara retrospektif untuk menentukan alasan atas tindakan tersebut.

Daftar Pustaka

Pace, R. Wayne & Faules, Don F., Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Terj, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2005.

http://globalisasi.wordpress.com/2006/07/10/definisi-karakter-dan-kritik-terhadap-teori-sistem/ | 13 Oktober 2009 17:55 WIB

http://ikomunikita.blogspot.com/2008/11/teori-organisasi.html | 13 Oktober 2009 19:09 WIB

www.geocities.com/syahyuti/Sistem.pdf | 14 Oktober 2009 15.44 WIB

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem | 12 Oktober 2009 21:50

http://elqorni.wordpress.com/2007/11/26/pengorganisasi-dalam-perusahaan/ | 12 Okober 22:30 WIB

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s