Organisasi dan Komunikasi Organisasi 06/12/08

Posted: December 4, 2009 in Knowledge

Definisi

Jika kita ingin memahami komunikasi organisasi, maka pertama-tama kita harus mendefisikan organisasi dan mengidentifikasi apa yang mencirikan komunikasi yang digunakan di dalam organisasi.

Organisasi

Suatu organisasi bisa dedefinisikan sebagai sebuah kelompok individu yang diorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Jumlah individu sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Ada yang beranggotakan tiga atau empat orang bekerja dengan kontak yang sangat dekat. Yang lainnya memiliki seribu karyawan tersebar di seluruh dunia. Apa yang penting dalam hal ini adalah mereka bekerja di dalam struktur tertentu.

Tingkat struktur juga sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Dalam struktur  yang sangat ketat, peran dan posisi setiap orang berada dalam hirarki yang didefinisikan dengan jelas. Di dalam organisasi dengan struktur lebih longgar, peran bisa bergantian, dan status hirarki bisa kurang jelas dan relatif kurang penting.

Di dalam setiap organisasi terdapat struktur formal maupun informal. Sebagai contoh, di organisasi perguruan tinggi terdapat struktur akademik formal, dengan rektor sebagai pemimpin tertingginya, para dekan pada hirarki berikutnya, ketua departemen berikutnya dan para dosen pada tingkat hirarki berikutnya. Melalui struktur demikian semua kegiatan universitas dapat dilaksanakan. Tetapi, ada juga struktur informal di dalam organisasi perguruan tinggi itu, dan dalam banyak kasus strukturnya menyilang garis hirarki. Sebagai contoh, misalnya empat dosen matematik yang membentuk wadah bersama, dosen sosiologi dan dosen senirupa yang menghadiri rapat AA bersama, dan para asisten dan dosen muda yang membentuk studi bersama. Struktur informal ini melayani kebutuhan manusiawi para individunya dan mempertahankan mereka sebagai satu kesatuan.

Tujuan umum sebuah organisasi adalah menghasilkan pendapatan. Akan tetapi, berbagai tujuan lain yang mendukung harus pula dicapai jika tujuan akhir tersebut ingin dipenuhi. Jadi misalnya, agar diperoleh pendapatan, organisasi harus mempertahankan angkatan kerja yang efektif. Untuk mencapainya, maka organisasi  harus memiliki orang-orang yang bermotivasi yang bisa diperoleh jika organisasi memiliki parkir yang luas, menyediakan bonus, lingkungan kerja yang bersih dan nyaman, dan sebagainya.

Organisasi yang tergolong nirlaba di lain pihak mempunyai tujuan lain selain menghasilkan pendapatan. Misalnya, Tujuannya mungkin adalah menyebarkan informasi, menawarkan bantuan hukum bagi yang tidak mamou, atau mempertahankan hak-hak satwa. Dalam hal ini, tujuan untuk memperoleh dana mungkin merupakan tujuan kedua, yang perlu juga dicapai jika tujuan pokoknya ingin direalisasikan.

Setiap orang di dalam organisasi secara ilmiah akan memiliki tujuan yang berbeda-beda. Tujuan akhir dari kebanyakan orang adalah memperoleh penghasilan. Seperti halnya organisasi, mereka juga mempunyai tujuan kedua lainnya yang biasanya konsisten dengan tujuan utamanya. Para karyawan mungkin mempunya tujuan mengerjakan pekerjaan dengan baik, naik pangkat, berinterkasi dengan rekan lain dalam suasana yang menyernangkan, atau menjalin hubungan persahabatan.

Tujuan organisasi dengan tujuan para karyawan seringkali seiring. Sebagai contoh, mengerjakan pekerjaan dengan baik dan naik pangkat konsisten dengan tujuan organisasi dalam meningkatkan produktivitas dan menghasilkan pendapatan. Tetapi kadang-kadang beberapa tujuan tersebut tidak searah. Sebagai contoh, para karyawan ingin gajinya dinaikkan yang berarti keuntungan yang lebih rendah bagi organisasi. Tujuan organisasi secara keseluruhan dan tujuan para karyawannya dapat diselaraskan melalui komunikasi formal maupun informal di dalam organisasi.

Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan berbagai pesan di dalam organisasi didalam kelompok formal maupun informal organisasi. Jika organisasi semakin besar dan semakin kompleks, maka demikian juga komunikasinnya. Pada organisasi yang beranggotakan tiga orang. Komunikasinya relatif lebih sedrhana, tetapi organisasi yang beranggotakan seribu orang komunikasinya menjadi sangat kompleks.

Komunikasi organisasi dapat bersifat formal maupun informal . Yang termasuk dalam komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi pada organisasi. Isinya berupa cara-cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Yang termasuk di dalam komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya tidak pada organisasinya sendiri, tetapi lebih pada para anggotanya secara individual.

Beberapa Pendekatan Organisasi (Goldhaber, 1990)

Pendekatan Ilmiah

Pendekatan ini mengaggap bahwa organisasi harus menggunakan metoda-metoda ilmiah untuk meningkatkan produktivitas. Pendekatan manajemen ilmiah memiliki banyak formulasi yang berasal dari teori Frederic W. Taylor, yang pada umumnya dituangkan dalam bukunya Scientific Management; yang diterbitkan pada tahun 1911.

Dalam pendekatan ini produktivitas pasa umumnya menyangkut masalah fisik dan psikologi. Produktivitas dipandang dalam bentuk permintaan phisik akan pekerjaan dan kemampuan psikologis para pekerjanya.  Jenis riset yang paling mencirikan manajemen ilmiah barangkali adalah studi waktu dan gerak. Studi ini dirancang untuk memberikan pada organisasi penghematan waktu dalam menyelesaikan tugas sfesifik tertentu___mengefisienkan gerakan yang paling pas bagi seseorang pada tugasnya.

Dalam pendekatan ilmiah ini, komunikasi di anggap sebagai pemberian perintah dan menjelaskan prosedur dan operasi. Yang dikenal hanyalah struktur formal organisasi dan sistem komunikasi formal.

Pendekatan Hubungan Antarmanusia

Pendekatan hubungan antarmanusia berkembang sebagai reaksi terhadap perhatian ekslusif faktor-faktor phisik dalam mengukur keberhasilan organisasi. Salah satu asumsi prinsip dari pendekatan hubungan antarmanusia adalah bahwa kenaikan kepuasan kerja akan mengakibatkan  kenaikan produktivitas. Oleh karena itu, fungsi manajemen adalah menjaga agar para karyawan terus merasa puas.

Oleh karena pemimpin menciptakan norma-norma dan para anggota kelompok mengikutinya, pengendalian kepemimpinan dianggap cara terbaik untuk meningkatkan kepuasan dan produksi. Manajemen berusaha untuk mempengaruhi  para pekerja sehingga  mereka merasa senang dan demikian juga akan menjadi produktif. Pendekatan hubungan antarmanusia sangat menghargai pemimpin demokratis. Pemimpin tipe ini mendorong para anggotanya untuk  berpartisipasi dalam menjalankan organisasi dengan memberikan saran-saran, memberikan umpan balik, dan menyelesaikan masalah dan keluhan mereka sendiri. Apa yang diinginkan adalah , menurut istilah  Rensis Likert (1961), “manajemen partisipatif”. Semua anggota harus berpartisipasi dalam pembuatan keputusan yang pada akhirnya mempengaruhi mereka. Komunikasi merupakan salah satu alat penting menejemen dalam usaha mencapai hasil tersebut. Pendekatan hubungan antarmanusia mengakui pentingnya kelompok sosial, informal di dalam organisasi dan memberikan pertimbangan khusus pada komunikasi interpersonal didalam sub-kelompok organisasi tersebut.

Meskipun tampaknya terbaik untuk segala situasi, dimana komunikasinya bebas dan kepemimpinannya demokratis; aliran hubungan antarmanusia menghadapi beberapa kesulitan. Masalah utamanya adalah pendekatan didasarkan pada asumsi keliru. Sebut saja bahwa kepuasan dan produktivitas berkorelasi positif. Ada beberapa pengelompokan di mana anda bisa sangat produktif, belajarlah sebanyak-banyaknya, dan kerjakan dengan sebaik-baiknya, tetapi dengan mudah anda akan mengatakan tidak menyukainya. Dan  ada yang lain yang anda sukai tetapi anda hanya menghasilkan sedikit. Masalah lain dengan pendekatan hubungan antarmanusia adalah bahwa terlalu banyak perhatian pada persetujuan. Pendekatan ini gagal memahami bahwa kontribusi yang sangat penting dimainkan oleh konflik dan persaingan.

Pendekatan Sistem

Pendekatan Sistem mengkombinasikan unsur-unsur terbaik dari pendekatan ilmiah sengen pendekatan hubungan antar manusia. Pendekatan ini memandang organisasi sebagai suatu sistem di mana semua bagian berinteraksi dan setiap bagian mempengaruhi bagian lainnya. Pandangan ini sama dengan pandangan mengenai komunikasi. Organisasi dipandang sebagai suatu sistem terbuka terhadap informasi baru, responsif terhadap lingkungan, bersifat dinamis dan selalu berubah.

Pendekatan sistem menganggap bahwa kedua faktor phisik dan psikologis pada pendekatan manajemen ilmiah dan faktor sosial dan psikologis pada pendekatan hubungan manusia adalah penting. Setiap faktor mempengaruhi faktor lainnya. Semua harus dipertimbangkan jika ingin agar organisasi dapat berfungsi sempurna.

Dalam pendekatan ini, Komunikasi membuat sistem tersebut vital dan tetap hidup. Jika suatu sistem harus bertahan, maka semua bagian-bagiannya harus di kooardinasikan, dan semua kegiatan harus di sinkronkan, komunikasi menjadi penting. Komunikasi akan menghubungkan berbagai bagian dengan bagian lainnya dan menghasilkan banyak gagasan baru.

Pendekatan Kultural

Sebuah pendekatan kontemporer mengenai organisasi menganggap bahwa perusahaan harus dipandang sebagai suatu kesatuan sosial attu kultur (pilotta, Widman & Jasko, 1988; Putnam & Pacanowski 1983). Seperti pada umumnya suatu kelompok atau kultur sosial yang selalu memiliki aturan mengenai misalnya, perilaku, peran, kepahlawanan, dan nilai-nilai, maka demikian juga suatu organisasi. Oleh karena itu, pada pendekatan ini organisasi harus meneliti untuk mengidentifikasi jenis kultur dan norma-norma atau nilai-nilai spesifik yang dianutnya. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memungkinkan kita bisa memahami bagaimana organisasi berfungsi dan bagaimana hal itu mempengaruhi dan dipengaruhi oleh para anggotanya dalam kultur organisasi itu.

Perspektif kultural memandang organisasi dan para pekerjanya memiliki seperangkat nilai-nilai dan tujuan yang sama.

Dalam pandangan kultural komunikasi tidak hanya sekedar pesan yang dikirim dari satu anggota ke anggota lain melalui satu atau lebih saluran (seperti pada beberapa analisis jaringan komunikasi). Akan tetapi, komunikasi harus dilihat secara integral di dalam komunikasi. Pada kenyataanya, komunikasi mendefenisikan dan membentuk organisasi, divisi-divisinya, dan beberapa fungsinya. Organisasi bukanlah sesutu yang terpisah dengan para pekerjanya dan dengan komunikasinya. Akan tetapi, organisasi diciptakan oleh dan dibentuk para pekerjanya dan interaksi komunikasinya.

Jaringan Komunikasi

Jaringan adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumber daya yang dimilikanya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jaringan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian merupakan sistem komunikasi umum yang akar digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang ke orang lainnya. Kedua, jaringan komunikasi ini bisa dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.

Dengan perspektif yang manapun, perlu dipahami bahwa jaringan komunikasi ini merupakan jenis umum pola komunikasi delompok dan dapat di jumpai di umumnya kelompok dan organisasi.

Berikut akan di bahas secara singkat lima jaringan komunikasi pokok, pertama dalam bentuk strukturnya dan kedua dalam bentuj penerapan nyata dalam organisasi.

Struktur Jaringan Komunikasi

Struktur Lingkaran

Struktur lingkaran tidak memiliki pemimpin. Semua anggota posisinya sama. Mereke memiliki wewenang atau kekuatan yang sama untuk mempengaruhi kelompok. Setiap angggota bisa berkomunikasi dengan dua anggota lainnya.

Struktur Roda

Struktur roda memiliki pemimpin yang jelas, yaitu yang posisinya di pusat. Orang ini merupakan satu-satunya yang dapat mengirim dan menerima pesan dari semua anggota. Oleh karena itu, jika seseorang anggota ingin berkomunikasi dengan anggota lainnya, maka pesan harus disampaikan melalui pemimpinnya.

Struktur Y

Struktur Y relatif kurang tersentralisasi di banding dengan struktur roda, tetapi lebih tersentralisasi dibanding dengan pola lainnya. Pada struktur Y juga terdapat pemimpin yang jelas. Tetapi satu anggota lain berperan sebagai pemimpin kedua. Anggota ini dapat mengirimkan dan menerima pesan dari dua orang lainnya. Ketiga anggota lainnya komunikasi terbatas hanya dengan satu orang lainnya.

Struktur Rantai

Struktur rantai sana dengan struktur lingkaran kecuali bahwa para anggota yang paling ujung hanya dapat berkomunikasi pada satu orang saja. Keadaan terpusat juga terdapat disini. Orang yang berada di posisi tenga lebih berperan sebagai pemimpin daripada mereka yang berada di posisi lainnya.

Struktur Semua-Saluran

Struktur semua saluran atau pola bintang hampir sama dengan struktur lingkaran dalam arti semua anggota adalah sama dan semuanya juga memiliki kekuatan yang sama untuk mempengaruhi anggota lainnya. Pola ini memungkinkan adanya partisipasi anggota secara optimum.

Pesan dapat diteruskan melalui tatap muka, melalui telepon, atau ditulis pada memo informal atau dalam bentuk laporan formal. Pesan dapat dikirim dan dijawab melalui komputer. Kelompok bisa juga berkomunikasi melalui konperensi jarak jauh , di mana setiap anggota dapat melihat dan mendengar satu sama lain meskipun mereka berada ditempat, kantor, bangunan, atau kota yang berjauhan.

Produktivitas dan Semangat Jaringan

Tidak ada komunikasi yang baik dan buruk dengan sendirinya. Semua jaringan komunikasi lebih baik atau lebih buruk dapat dilihat dari penggunaanya untuk tugas-tugas tertentu.

Mereka yang berada pada posisi sentral tamapaknya memiliki semangat kerja yang relatif tinggi. Anggota lainya berkembang dengan semangat kerja yang lebih rendah karena mereka mengerjakan sedikit dan memiliki pengaruh yang kecil terhadap kelompok. Sebaliknya, para anggota pada struktur kelompok semua saluran biasanya memiliki semangat kerja yang tinggi.

Semua kelompok yang sangat tersentralisasi tergantung pada efektivitas yang berada pada posisi sentral. Akan tetapi, pada pola semua saluran, efektivitas tidaknya satu anggota tidak akan mempengaruhi kelompok.

Hubungan antara seamangat kerja dengan partisipasi atau kekuatan bisa disederhanakan. Sebagai contoh, meskipun semangat kerja tinggi apabila partisipasi tinggi, seperti pada kelompok semua saluran. Kelompok ini akan menjadi tidak efesien jika dihadapkan dengan tugas-tugas yang sederhana dan repetitif. Ketidakefesienan ini bisa berakibat pada turunnya semangat kerja, karena hanya sedikit orang yang ingin dikaitkan dengan organisasi yang tidak efisien.

Beberapa kelompok bisa beradaptasi baik dengan perubahan, tetapi ada juga yang tidak. Kelompok dengan pola roda misalnya, memiliki kesulitan untuk beradaptasi dengan perubahan tugas dan perubahan kondisi. Tetapi, kelompok dengan pola lingkaran, dimana semua anggota adalah sama, dengan mudah dapat beradaptasi. Kelompok ini siap menerima berbagai gagasan baru.

Arus Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi ke atas

Komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Misalnya, para pelaksana ke manajernya, atau dari dosen ke dekan fakultas.

Komunikasi ini biasanya mencakup:

  1. Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan.
  2. Masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab.
  3. Berbagai gagasan untuk perubahan-perubahan dan saran-saran perbaikan.
  4. Perasaan yang berkaitan dengan pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerja lainnya, dan masalah lain yang serupa.

Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbumhan organisasi. Komunikasi itu memberikan manajemen umpan balik yang diperlukan mengenai semangat kerja para karyawannya dan berbagai ketidakpuasan mungkin. Komunikasi itu juga membuat bawahan memiliki rasa memilik dan merasa sebagai bagian dari organisasi. Di samping itu juga memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dan para pegawainnya.

Masalah Tentang Komunikasi Ke Atas. Disamping penting bagi organisasi, komunikasi ke atas itu sulit dikendalikan. Salah satu masalahnya adalah pesan yang mengalir ke atas seringli merupakan pesan yang perlu didengar oleh hirarki yang lebih tinggi lagi. Para pekerjanya seringkali enggan mengirim pesan yang negatif karena merasa khawatir mereka dianggap sebagai biang keladi.

Komunikasi Ke Bawah

Komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh pesan yang dikirim oleh manajer kepada karyawannya atau dari dekan fakultas kepada para dosennya adalah komunikasi ke bawah. Perintah seringkali merupakan contoh jelas untuk komunikasi ke bawah. Bersama dengan pemberian perintah ini biasanya di barengi dengan penjelasan prosedur, tujuan, dan sejenisnya. Para manajer juga bertanggung jawab untuk memberi penilaian kepada karyawannya dan memotivasi mereka, semuanya mengatasnamakan produktivitas dan demi kebaikan organisasi secar keseluruhan.

Masalah Tentang Komunikasi Ke Bawah. Manajemen dan karyawan seringkali berbicara dengan bahasa yang berbeda. Banyak manajer yang tidak mengetahui bagaimana agar pesan mereka dapat dipahami oleh karyawannya. Misalnya saja, kebanyakan manajer memiliki pendidikan yang lebih tinggi dan banyak bahasa teknis mengenai bisnis daripada para karyawannya.

Komunikasi Lateral

Komunikasi lateral adalah pesan antarsesama __ manajer ke manajer, karyawan ker karyawan. Pesan semacam ini bisa bergerak di bagian yang sama didalam organisasi atau mengalir antarbagian.

Komunikasi lateral memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metoda, dan masalah.. Hubungan yang baik dan komunikasi yang berarti diantara para karyawan merupakan sumber utama kepuasau karyawan. Yang lebih umum lagi, komunikasi lateral bisa membantu mengkoordinasikan berbagai kegiatan didalam organisasi dan memungkinkan berbagai divisi untuk mengumpulkan pengalaman dan keahlian.

Masalah Pada Komunikasi Lateral. Salah satu masalah yang jelas pada komunikasi lateral adalah bahasa yang khusus yang dikembangkan oleh divisi tertentu di dalam organisasi. Bahasa semacam itu seringkali sulit dipahami oleh penerima pesan.

Masalah lainnya adalah kecenderungan para karyawan dalam organisasi yang terspesialisasi untuk melihat bahwa bidang mereka merupakan satu-satunya yang paling penting dalam menentukan kemajuan dan keberhasilan perusahaan.

Hambatan lain adalah bahwa sementara komunikasi lateral efektif merupakan pertukaran dan pengumpulan spengalaman dan sumber daya, kita bekerja di organisasi yang kompetitif. Jika hanya terdapat satu tempat promosi dan jika promosi itu didasarkan pada kualitas pekerjaan yang dicapai, maka sulit bagi para karyawan untuk berbagi pengalaman satu dengan lainnya.

Kabar Burung

Pesan yang tergolong kabar burung adalah suatu jenis komunikasi serial. Jenis komunikasi ini memiliki kehidupannya sendiri dan mengal mengikuti berbagai rute. Seringkali sulit dilacak sumber asli dari pesannya, sehingga sulit sekali untuk meneliti informasi yang tergolong kabar burung ini.

Menurut seorang ahli organisasi, Keit Davis (1977,1980), kabar burung ini sering digunakan apabila:

  1. Ada perubahan besar dalam organisasi
  2. Informasi baru dan tidak seorang pun menyukai menyebarkan informasi usang yang semuanya sudah tahu
  3. Komunijasinya tatap muka secara fisik mudah dilakukan.
  4. Para pekerjanya terkelompokkan ke dalam-dalam klik-klik tertentu.

Kabar burung berperan aktif segera setelah kejadiannya yang harus dikomunikasikan dan pada umumnya berperan aktif jika masalahnya menyangkut keakraban, teman, dan hubungan seseorang.

Kepadatan Informasi

Sekarang ini, dengan kecanggihan teknologi, kepadatan informasi merupakan salah satu masalah kita yang terbesar, informasi dikembangkan dengan kecepatan tinggi sehingga sulit untuk diikuti semuanya dan di anggap relevan untuk satu jenis pekerjaan tertentu. Dengan kadar yang berbeda-beda setiap orang harus mampu menyeleksi informasi tertentu dan menganggap informasi lain tidak penting.

Informasi dapat dengan mudah dan cepat dikembangkan dan disebarkan keseluruh organisasi sehingga kita sering lupa dengan waktu yang diperlukan untuk mencerna informasi itu dan membuatnya bermanfaat dengan cara-cara tertentu. Sekarang ini apa yang kita butuhkan adalah dengan kemajuan teknologi yang sesuai ki ta harus mampu membaca dan menggunakan informasi itu dengan cepat..

Sebab lian terjadinya kepadatan informasi adalah bahwa banyak manajer menyebarkan informasi mengenai permasalah ketimbang mengenai pemecahannya. Seorang ketua departemen yang menghadapi masalah mungkin akan menulis memo atau membentuk kelompok studi. Manajer kemudian harus menyediakan waktu, tetapi mereka juga harus menambah perbendaharaan informasi yang sudah pada itu.

Kepadatan informasi membuat organisasi semakin banyak menggunakan komputer, hal ini bukan merupakan jawaban semua masalah. Beberapa kerja manusia masih diperlukan untuk mengerjakan informasi__sekurang-kurangnya demikian. Dan dalam kondisi informasi yang terlalu padat, maka kesalahan sudah biasa terjadi. Semakin kita sibuk , semakin banyak kesalahan yang kita buat. Disamping itu masih banyak lagi penundaan antara pengiriman pesan dengan pelaksanaan tindakan yang perlu dilakukan, dan penundaan itu merupakan hal yang tidak efisien dan menelan biaya bagi organisasi.

Daftar Pustaka

Pace, R. Wayne & Faules, Don F., Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Terj, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2005.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s